De kunst van het vragen stellen – 1

In het weekend hadden we vrienden op bezoek met hun zoontje. Dat zoontje is een schattig blond jochie van 3 dat grote interesse had in ons huishouden. Hij scharrelde gezellig om ons heen en bestookte me met vragen: Hoe heet jullie vis? (Blub), Heb jij ook een hond? (nee), Waarom niet? (allergisch), Hoeveel jaar ben jij? (49), en zo maar door. Hij deed me denken aan de tijd dat onze dochters die leeftijd hadden en ik vroeg me later af wat maakt dat kinderen zo veel vragen stellen.

Ik kwam tot dit rijtje:

  • het levert kennis op (de vis heet Blub)
  • het levert overzicht op (de een is 3 jaar, de ander 49)
  • het levert inzicht op (als je allergisch bent is een hond niet handig)

Natuurlijk is dat rijtje ook van toepassing ook op volwassenen. En om bij mijn vorige blog over actief luisteren aan te sluiten: vragen helpen je om te laten zien dat je actief luistert.

Stel nu dat je voor je werk iets te weten wilt komen wat niet met één simpele vraag te achterhalen is. Bijvoorbeeld wat de wensen van een nieuwe klant zijn of hoe je leidinggevende de nieuwe afdeling vorm gaat geven. Het lijkt simpel: je begint gewoon te vragen en als je niet meer kunt bedenken dan ben je klaar. Maar levert dat ook daadwerkelijk op wat je nodig had? Hoe vaak overkomt het je dat je toch nog wat info mist? Of blijkt dat je het volledig verkeerd hebt geïnterpreteerd?

Gelukkig is het stellen van de juiste vragen te leren, ook al zijn er vele soorten vragen. In basis is een vraag ofwel een gesloten vraag ofwel een open vraag.

Gesloten vragen

Gesloten vragen zijn vragen als: “Maak jij vandaag de notulen?” en “Wil je koffie of thee?”
* Ze beginnen altijd met een werkwoord
* Ze leveren je korte antwoorden op: “ja” of “nee” of bijvoorbeeld “koffie”.

Er zijn verschillende soorten gesloten vragen. De meest voorkomende staan hieronder:

  • De keuzevraag: geeft de keuze tussen twee of drie opties. Bijvoorbeeld: “Is die vergadering bij ons of bij de klant?”
  • De controlevraag: hiermee toets je of je het goed gehoord / begrepen hebt. Bijvoorbeeld: “Klopt het dat het werkoverleg voortaan altijd op dinsdag om 14 uur is?
  • De suggestieve vraag: de vraag geeft al een duidelijke hint naar het antwoord. Daardoor heeft de vraag vaak een negatieve lading. Bijvoorbeeld: “Jij moet vandaag zeker weer op tijd naar huis?”.

Het voordeel van een gesloten vraag is dat je doorgaans snel een antwoord krijgt. Het nadeel van dit type vragen is dat je informatie krijgt die niet erg genuanceerd is en dat je alleen informatie krijgt die je verwacht. Nuanceringen en nieuwe invalshoeken krijgen met gesloten vragen geen ruimte. Bovendien kunnen veel gesloten vragen achter elkaar de ander het gevoel gevoel geven dat hij aan een kruisverhoor wordt onderworpen.

Open vragen

Open vragen zijn vragen die beginnen met een vragend voornaamwoord: wie, wat, waar, wanneer, welke, waarom en hoe, of een afleiding daarvan. Voorbeelden zijn: “Hoe gaan we voor elkaar krijgen dat die mailing op tijd de deur uit gaat?” en “Welke van onze klanten zitten in regio Zuid?”

Wees voorzichtig met een waarom-vraag: die kan verwijtend en daardoor bedreigend overkomen. Probeer zo’n waarom-vraag te herformuleren, bijvoorbeeld door “waarom” te vervangen door “wat maakte dat je … deed?”.

Het voordeel van een open vraag is dat die je veel informatie op. De ander krijgt immers alle ruimte om te antwoorden en kan ook ingaan op nuances. Het nadeel is dat het beantwoorden van open vragen doorgaans meer tijd kost. Bovendien kan een open vraag de ander verleiden tot uitweiden.

Open vragen zijn heel handig om zaken helder te krijgen en om te verdiepen. We noemen dat doorvragen.
*”Wat bedoel je daar precies mee?”
* “Wie is voor jou nou de belangrijkste informatiebron?”
* “Hoe komt het nou dat je je zo aangevallen voelt?”
* “Wat maakt dat je daar in je vorige baan geen last van had en nu wel?”

Samenvattend

Als we de voor- en nadelen van open en gesloten vragen naast elkaar zetten, dan ontstaat het volgende overzicht:

gesloten vragen open vragen
tijd kort lang(er)
resultaat bondig uitgebreid(er)
nuancering niet/nauwelijks goed mogelijk
nieuwe invalshoeken niet/nauwelijks goed mogelijk
sfeer kruisverhoor? ontspannen

Wil je weten hoe je al die soorten vragen nou handig inzet als je uitgebreide en/of complexe informatie nodig hebt? Lees dan mijn volgende blog waarin deel 2 van “De kunst van het vragen stellen” aan bod komt.